Como fazer backup de sistemas GED?

Índice:

• A segurança no gerenciamento eletrônico dos documentos
• A política de retenção para as informações
• Implementando a regra 3-2-1 na cópia dos sistemas GED
• O uso de snapshots nos sistemas de backup GED
• A automatização como aliada na proteção do GED
• Benefícios da criptografia nos processos para cópia
• Recuperação de desastres: preparando-se para o inesperado
• Perigos de não implementar soluções de backup adequadas
• Vantagens de usar um storage local para backup
• Conclusão: fortalecendo a proteção dos sistemas GED
• Dúvidas Frequentes

A perda dos dados críticos pode gerar prejuízos incalculáveis para organizações de todos os portes que dependem dos sistemas digitais.

A falta daquele plano eficaz para cópia das informações sempre pode levar à interrupção de serviços essenciais.

Além disso, falhas técnicas inesperadas também representam riscos constantes para a integridade dos arquivos corporativos.

Uum dos desafios mais significativos enfrentados por essas corporações é garantir a segurança e a disponibilidade contínua dos seus conteúdos digitais.

Este artigo aborda as melhores práticas para proteger sistemas para gerenciamento eletrônico dos documentos, a fim de garantir a integridade e a disponibilidade dos dados corporativos.

A segurança no gerenciamento eletrônico dos documentos

A proteção nos sistemas para gerenciamento eletrônico dos documentos (GED) é essencial para assegurar que as informações empresariais estejam sempre disponíveis e seguras.

Nessa hora, a adoção de políticas robustas de cópia é um passo fundamental nesse processo.

O uso de técnicas como replicação e sincronização de dados pode aumentar significativamente a resiliência do ambiente e dos processos.

Implementar soluções que permitem a duplicação contínua dos arquivos garante que, em caso de falhas, seja possível recuperar as informações rapidamente.

O uso de soluções de backup com sistemas automatizados facilita este processo, pois reduz a possibilidade de erros humanos.

A escolha de ferramentas adequadas, que suportem diferentes tipos de cópia, como a incremental e diferencial, pode otimizar o processo.

Essas técnicas permitem economizar espaço de armazenamento e tempo de execução da tarefa, ao copiar apenas as alterações realizadas desde a última cópia completa.

A política de retenção para as informações

Estabelecer uma política para retenção das informações clara é vital para a gestão eficiente dos dados.

Essa política define por quanto tempo os arquivos corporativos devem ser mantidos e quando podem ser descartados.

Isso não apenas ajuda a cumprir requisitos legais, mas também otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A retenção adequada dos conteúdos permite que a organização responda rapidamente a solicitações de auditoria ou requisitos regulatórios.

Além disso, esse tipo de procedimento evita a manutenção desnecessária de dados obsoletos, reduzindo custos e melhorando o desempenho dos sistemas.

Uma política para retenção bem estruturada contribui para a segurança e eficiência dos sistemas para gerenciamento eletrônico dos documentos.

Implementando a regra 3-2-1 na cópia dos sistemas GED

A regra de backup 3-2-1 é uma prática recomendada para a proteção dos dados em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.

Ela sugere que se mantenha três cópias dos dados, em dois tipos de mídia diferentes, sendo uma delas armazenada offsite.

Aplicar essa regra aos sistemas GED aumenta significativamente a resiliência contra perdas de dados.

Manter múltiplas cópias permite que, em caso de falha em uma delas, as outras estejam disponíveis para recuperação.

Utilizar diferentes mídias, como discos rígidos e sistemas em nuvem, protege contra falhas específicas de um tipo de armazenamento.

Além disso, armazenar uma das cópias fora do local principal protege contra desastres físicos, como incêndios ou inundações.

O uso de snapshots nos sistemas de backup GED

Snapshots são capturas instantâneas do estado dos dados em um determinado momento.

Seu uso nos sistemas GED permite recuperar rapidamente pastas e arquivos em caso de alterações indesejadas ou corrupção dos dados.

Essa técnica oferece a possibilidade de retornar a um estado anterior do sistema, sem a necessidade de restaurar todo o conteúdo.

Esse procedimento pode ser programado para ocorrer em intervalos regulares, o que garante pontos de recuperação atualizados.

Além disso, os snapshots ocupam menos espaço de armazenamento, pois utilizam métodos de cópia por escrita que salvam apenas as alterações realizadas.

A automatização como aliada na proteção do GED

A automatização dos processos de backup reduz significativamente a chance de erros humanos e garante a consistência das rotinas para proteção.

Muitas soluções de backup possuem diversos recursos para fazer as cópias de todos os documentos automaticamente, simplicando o gerenciamento do ambiente.

A maioria dessas ferramentas automatizadas podem ser configuradas para executar tarefas em horários específicos, sem a necessidade de intervenção manual.

Isso assegura que as cópias sejam realizadas regularmente, mantendo os dados sempre atualizados em um dispositivo fora da área de produção.

Alguns sistemas automatizados também podem gerar relatórios e alertas, permitindo que a equipe de TI monitore a saúde do processo.

Além disso, a integração com outras soluções, como sistemas de monitoramento, aumenta ainda mais a eficiência operacional.

Benefícios da criptografia nos processos para cópia

A criptografia protege os dados eletrônicos durante o armazenamento e o trânsito, pois garante que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los.

Isso é especialmente importante para informações sensíveis presentes nos sistemas GED.

Implementar criptografia nas rotinas de cópia adiciona uma camada extra de segurança em qualquer aplicação corporativo.

Mesmo que ocorra um acesso não autorizado aos arquivos, os dados copiados permanecem indecifráveis sem as chaves corretas.

Existem diversas soluções que oferecem criptografia integrada, o que facilita sua implementação.

Vale lembrar que é importante garantir que a segurança das chaves de criptografia seja feita de forma segura e eficiente.

Recuperação de desastres: preparando-se para o inesperado

Sistemas GED são ótimas ferramentas para gerenciar registros e documentos de um ambiente corporativo. 

Por isso, ter um plano para recuperação de desastres sempre é fundamental para corrigir incidentes que afetam a disponibilidade dos serviços.

Essa estratégia deve definir procedimentos claros, capazes de contornar imprevistos e restaurar os serviços no menor tempo possível.

Esse plano deve ser completo e cobrir diferentes cenários, como falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres naturais.

A definição de objetivos de ponto para recuperação (RPO) e tempo de recuperação (RTO) ajuda a estabelecer metas claras para a retomada das operações.

Após implementado, um DRP deve ser testado regularmente para garantir sua eficácia, além de identificar e corrigir possíveis falhas antes que ocorram incidentes reais.

Perigos de não implementar soluções de backup adequadas

Manter informações corporativas sem uma camada extra para proteção é um risco que nenhuma organização deve correr.

A ausência de cópias de segurança adequadas pode resultar em perda irreparável dos dados essenciais para qualquer negócio.

Além disso, ter um destino de backup confiável e fora do ambiente de produção minimiza muito chance de perda de dados.

A Storcenter oferece storages para backup, além de serviços de instalação, configuração e suporte técnico, garantindo que sua empresa esteja sempre protegida contra imprevistos.

Vantagens de usar um storage local para backup

Optar por sistemas para armazenamento locais como destino de cópia apresenta diversas vantagens.

A simples ausência de mensalidades associadas aos serviços em nuvem já resulta em economia a longo prazo.

Além disso, o custo por terabyte armazenados é geralmente menor em soluções locais.

Outro ponto importante é que ter controle total sobre o ambiente e dos conteúdos proporciona maior segurança e privacidade.

A velocidade para recuperar o ambiente também é superior quando falamos de storages locais, pois eles reduzem o tempo de inatividade em caso de falhas.

Nessa hora, alguns storages NAS oferecem a redundância de hardware e os softwares integrados para automatizar o processo.

Conclusão: fortalecendo a proteção dos sistemas GED

A segurança das informações é um pilar essencial para o sucesso de qualquer organização.

Implementar estratégias robustas de cópia é fundamental para garantir a integridade e a disponibilidade de qualquer sistema GED.

Além disso, ter um destino de backup confiável e fora do ambiente de produção é a garantia de que tudo estará bem em caso de falhas,

Ao adotar tecnologias e soluções de armazenamento confiáveis, qualquer empresa pode enfrentar os desafios exigidos para manter o gerenciamento eletrônico de documentos sempre online.

Dúvidas Frequentes

Qual a melhor forma de proteger sistemas para gerenciamento eletrônico dos documentos?

A maneira mais eficaz é implementar uma estratégia de cópia que inclua múltiplas camadas de segurança, como a regra 3-2-1.

Isso envolve manter várias cópias dos arquivos em diferentes mídias e locais, além de utilizar técnicas como criptografia e automatização dos processos.

Por que a automatização dos processos para proteção é importante?

A automatização reduz a possibilidade de erros humanos e garante que as rotinas de cópia sejam executadas regularmente.

Isso assegura que os dados estejam sempre atualizados e disponíveis para recuperação em caso de incidentes, pois melhora a eficiência operacional.

Quais são os benefícios de utilizar sistemas para armazenamento locais?

Sistemas locais oferecem maior controle sobre o ambiente e os conteúdos, evitando custos recorrentes associados a serviços em nuvem.

Eles proporcionam maior velocidade para recuperação e podem ser integrados com softwares para automatizar o processo de cópia, o que aumenta a segurança e a eficiência.

Como a criptografia ajuda na proteção dos dados corporativos?

A criptografia garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar as informações, pois protege os arquivos contra acessos não autorizados.

Ela é muito importante para manter a confidencialidade e integridade dos dados, especialmente em ambientes que lidam com informações sensíveis.

O que é um plano para recuperação de desastres e por que ele é importante?

Um DRP (plano de recuperação de desastres) define procedimentos para restaurar sistemas e serviços em caso de incidentes que afetam a operação normal.

Ele é importante porque minimiza o tempo de inatividade e os impactos financeiros, garantindo a continuidade dos negócios mesmo em situações adversas.